Ein wichtiger Hinweis vorweg: Nach wie vor gibt es keine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu betreiben. Auch eine offene Ladenkasse - wie beispielsweise eine Geldkassette oder Schublade mit Fächern - darf weiterhin verwendet werden. 

Werden allerdings elektronische Kassensysteme eingesetzt (z.B. Registrierkassen mit Drucklaufwerken, PC-Kassen, App-Systeme), dann müssen die folgenden drei Punkte zwingend beachtet werden.

1. Belegausgabepflicht ab dem 01.01.2020 umsetzen

Seit 2020 gilt die Pflicht, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg an den Kunden auszugeben - egal ob er diesen mitnehmen möchte oder nicht. Alternativ ist mit Zustimmung des Kunden auch die Bereitstellung eines E-Bons erlaubt. Zu beachten sind außerdem die Pflichtangaben, die ein ordnungsgemäßer Beleg enthalten muss. Eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht lässt der Gesetzgeber nur in sehr eingeschränktem Umfang zu, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Antragsteller besteht.

2. Aufrüstung des Kassensystems mit einer TSE bis zum 30.09.2020

Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet werden. Auf dem Markt existieren hierfür sowohl Software- als auch Hardwarelösungen. Eine Kontaktaufnahme mit dem Hersteller des Kassensystems ist daher umgehend erforderlich.

Vor dem Hintergrund der steuerlichen Corona-Maßnahmen haben sich jedoch zahlreiche Bundesländer entschieden, die fehlende TSE bei Erfüllung bundeslandspezifischer Vorgaben bis zum 31.03.2021 nicht zu beanstanden. In NRW muss hierfür beispielsweise durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden, dass bis zum 30.09.2020 die fristgerechte Umrüstung bzw. der Einbau einer TSE beauftragt wurde.

Eine Besonderheit gilt zudem für Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar sind. Diese dürfen ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden.

3. Kasse beim Finanzamt an- bzw. abmelden – Zeitpunkt noch unklar

Sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme muss ab 2020 innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Außerdem müssen alle vor 2020 angeschafften elektronischen Kassen gemeldet werden, soweit für sie nicht die Ausnahmeregelung der verlängerten Nutzung bis Ende 2022 gilt.

Die Meldung muss beim Finanzamt für jede einzelne Kasse „nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck“ erfolgen, welcher jedoch aktuell noch nicht vorliegt. Laut Finanzverwaltung kann daher von der Mitteilung abgesehen werden, bis die elektronische Übermittlung möglich wird. Hierzu wird es eine gesonderte Information im Bundessteuerblatt geben.

Vorbereitend sollten aber schon alle nötigen Informationen zusammentragen werden, da die Meldepflicht trotz des aktuellen Aufschubs kurzfristig in Kraft treten kann.

Für weiterführende Informationen können Sie uns gerne persönlich kontaktieren. 

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